Un logiciel de base de connaissances est un outil informatique dont la fonction est de collecter, d’organiser et de partager des connaissances au sein d’une organisation. De nos jours, de tels softs représentent un atout majeur pour les entreprises qui souhaitent capitaliser sur le savoir de leurs collaborateurs. En effet, les applications possibles se font nombreuses : quelles sont les principales raisons qui devraient vous pousser à choisir un logiciel de base de connaissances pour votre entreprise ?
Choisir un logiciel de base de connaissances pour vous aider à prendre les bonnes décisions
Tout d’abord, un logiciel de gestion de connaissances se révèlera un précieux allié pour éclairer la prise de décision au sein de votre entreprise. Il vous permettra de centraliser dans une même base de données structurée toutes les informations qui lui sont vitales, à commencer par les datas financières et commerciales. Grâce à des fonctions de recherche intelligente, les dirigeants pourront ensuite retrouver instantanément les faits et les analyses dont ils ont besoin pour prendre une décision stratégique.
Ainsi, avant de vous lancer sur un nouveau marché, vous pourriez vous en servir pour consulter les études déjà réalisées sur ce secteur. En un rien de temps, vous accéderez à un état des lieux des risques potentiels et des opportunités possibles. A condition de faire appel à un logiciel de base de connaissances performant, Guru par exemple, votre entreprise gagnera en pertinence et en efficacité dans le pilotage de ses opérations.
Optimiser vos processus internes en automatisant un certain nombre de tâches
Cependant, l’intérêt de posséder un bon logiciel de base de connaissances ne s’arrête pas là. Au même titre que les robots d’entreprise, c’est tout une nouvelle génération de softs qui vient aider les entreprises à automatiser leurs process. Et donc à rationaliser leurs coûts. Or, grâce à leur moteur d’inférence, les logiciels de base de connaissances se trouvent ici en pole position.
Ils s’appuient dessus pour automatiser un grand nombre de tâches autrefois confiées à des collaborateurs. On pourra notamment citer les laborieux traitements des demandes clients. En intégrant vos procédures à la base de connaissances, vous fluidifiez vos opérations et augmentez votre productivité. On continuera cependant à confier à des humains la responsabilité de contrôler l’activité du soft, afin de sécuriser l’ensemble du processus.
Former plus facilement vos nouveaux collaborateurs
Enfin, l’intégration de vos nouvelles recrues se verra grandement facilitée par l’utilisation d’un logiciel de gestion des connaissances. Ces outils permettent aux nouveaux arrivants de se familiariser avec le fonctionnement de l’entreprise en consultant directement les procédures et les directives en vigueur. Ils n’ont plus besoin de solliciter en permanence des collègues pour se faire expliquer chaque processus. Les nouveaux peuvent également accéder à toute l’expertise accumulée par les équipes au fil des années.
On ajoutera que grâce à ces outils, vos collaborateurs monteront aussi plus vite en compétences et en autonomie. Ils seront opérationnels en un temps record, sans besoin de passer par une longue phase de tutorat individualisé. Un logiciel de base de connaissances s’impose donc comme une ressource précieuse pour acquérir des compétences rapidement. De ce fait, il est synonyme de gain de temps considérable pour le fonctionnement de votre entreprise.
