Les séminaires d’entreprise sont particulièrement importants pour booster la cohésion de vos équipes. Toutefois, ils demandent un budget conséquent, d’où l’intérêt de ne pas négliger l’organisation. Il existe quelques astuces susceptibles de vous aider à réduire les tarifs tout en profitant d’un rendez-vous de qualité. Vous pourrez aussi vous en inspirer pour les afterwork ou encore les teambuilding.
Un séminaire d’entreprise en ville ou à la campagne ?
Le lieu a réellement une incidence sur le coût, mais également sur l’expérience. Il est préférable de choisir un endroit assez loin de la ville. En optant pour un séminaire au vert proche de Paris, vous mettez toutes les chances de votre côté pour combler vos employés. Des professionnels comme Rêvez d’ailleurs vous aideront à sélectionner le lieu le plus agréable.
Plusieurs recommandations sont faites, il y a Louveciennes qui est à 30 minutes de Paris, Le Perche à moins de 1h30 ou encore Soissons qui se trouve à 45 minutes de la capitale. À chaque fois, vous aurez un cadre réjouissant pour accueillir vos salariés sans toutefois dépenser une fortune. Les prix sont donc plus faibles que ceux proposés à Paris par exemple ou dans une grande ville.
Choisissez la bonne période pour votre séminaire
Certains ont tendance à opter pour l’été afin de profiter du beau temps, de la plage et du soleil. Les prix sont relativement élevés, d’où l’intérêt de vous orienter vers la basse saison. En automne ou au printemps, par exemple, les tarifs sont particulièrement réjouissants.
Selon des professionnels, il est tout à fait possible d’économiser plusieurs centaines d’euros en programmant un séminaire d’entreprise pendant les vacances scolaires ou au début de la semaine. Demandez des devis avant de réserver un lieu en proposant plusieurs périodes afin de sélectionner la plus abordable.
En parallèle, la durée devra aussi être suffisante pour organiser les réunions et les activités, mais relativement courte pour ne pas accroître le budget. Des frais supplémentaires seront à prévoir pour l’hébergement et les repas. De ce fait, un séminaire d’entreprise d’une journée est le plus économique.
Attention au nombre de participants
Lorsque vous établissez le budget pour organiser votre séminaire d’entreprise, vous devez vous attarder sur le nombre de participants surtout si vous l’étalez sur plusieurs jours. Moins il y a de personnes, plus les coûts seront réduits. Il est judicieux de définir en amont vos attentes par rapport à ce rendez-vous. Cela vous permettra de déterminer le tarif par personne avec un maximum de précision.
Ce nombre aura aussi une importance par rapport aux activités. Lors d’un séminaire, vous devez envisager une sorte de teambuilding, mais vous n’êtes pas contraint de choisir un loisir payant. Si vous avez des idées, vous pourrez programmer vous-même des défis, des courses ou encore un Escape Game par exemple.
Toutefois, pour renforcer la cohésion d’équipe, une activité sportive organisée avec des professionnels peut être idéale. Prévoyez tout de même un budget pour une telle activité, vous aurez un retour positif par rapport à l’implication de vos salariés et à leur productivité.
Faut-il confier son séminaire à des experts ?
Contrairement aux idées reçues, le fait de passer par un expert n’exige pas un budget plus important. Il a souvent négocié des tarifs avec des prestataires, ce qui lui permet de proposer des formules particulièrement avantageuses. À chaque fois, demandez un devis pour être certain que le coût sera à la hauteur de vos attentes.
Des professionnels peuvent vous aider à réduire le plus possible les tarifs et vous profiterez d’un rendez-vous de qualité pour l’ensemble de votre équipe. C’est un moment important pour faire le bilan de l’année écoulée, sur les projets à venir…
