Commençons par énoncer une évidence : le moyen le plus simple de résoudre les problèmes de trésorerie est d’être payé le plus rapidement possible.
C’est pourquoi nous avons consulté des experts du secteur, certains des clients et notre propre service financier.
Nous avons consulté des experts du secteur, certains des propres clients et notre propre service financier pour réaliser un guide complet que les entreprises de services mobiles peuvent utiliser pour mieux gérer leur trésorerie. Il comprend des conseils pour être payé plus rapidement, une liste des meilleures pratiques en matière de facturation et quelques détails sur les petits caractères et les conditions de paiement qui ont le plus de sens pour les équipes locales de service sur le terrain.
1. Faire en sorte qu’il soit facile de vous payer
Vous voulez être payé plus rapidement ? Faites en sorte qu’il soit aussi facile que possible pour les clients de vous payer. Donnez-leur des options, et trouvez des moyens des motiver à payer immédiatement. Le client pourrait avoir ses propres préférences sur la façon de vous payer, mais ces options doivent fonctionner pour vous aussi.
Acceptez autant d’options de paiement que vous le pouvez : Argent liquide, crédit, débit, transfert par courriel, PayPal et Apple Pay. Les chèques ne sont pas idéaux – ils présentent un risque d’échec pour cause d’insuffisance de fonds, et demandent beaucoup de travail à votre équipe. Le temps que le chèque arrive à votre bureau, qu’il soit déposé à la banque et que le compte soit débloqué, plusieurs jours peuvent s’être écoulés. Plusieurs jours d’attente supplémentaire pour le flux de trésorerie, ce qui n’est pas idéal pour vous.
Les clients ont accès à une offre exceptionnelle d’EVO Payments qui est sûre d’économiser de l’argent sur le traitement des paiements. En fait, ils sont tellement sûrs que vos frais de traitement des paiements vont diminuer, qu’ils vous paieront 200 euros s’ils ont tort.
2. La facturation par courriel et les liens de paiement sont la nouvelle norme
Il devrait presque aller de soi à ce stade, mais nous allons le répéter : le temps de la facture papier est révolu. Elles sont encombrantes, sujettes aux erreurs, facilement égarées, peu pratiques pour les équipes sur le terrain et un véritable casse-tête pour le personnel de bureau. Au lieu de cela, utilisez le courrier électronique et les pages de paiement personnalisées qui offrent aux clients les choix qu’ils souhaitent, avec la facilité et l’immédiateté que vous souhaitez.
Voyez comment Kilts utilise le logiciel de service sur le terrain pour s’assurer d’être payé rapidement. Lorsqu’un technicien quitte un travail sur son smartphone, une facture est générée et envoyée par courriel au client. Cet e-mail contient un lien vers une page de paiement conçue sur mesure qui rend les choses très faciles. « Nous apprécions le côté pratique de ce système pour les clients, mais surtout le fait qu’il a permis de réduire le délai de paiement des factures ». « Plus c’est facile pour les clients, mieux c’est pour les franchisés et les techniciens sur le terrain. Nous avons été payés avant même d’avoir quitté le chantier. «
3. Faire de la facturation une priorité
Se faire payer pour votre travail devrait être tout sauf une réflexion après coup. Vous devriez avoir des systèmes en place (comme dans l’exemple de Kilts ci-dessus) pour vous assurer qu’une facture est envoyée à la première occasion ; immédiatement après le service.
Lorsque vous intégrez le processus de facturation dans votre routine, vous encaissez plus rapidement. De plus, si vous avez éliminé le papier du processus de facturation, vous devriez être en mesure d’effectuer des recherches, de créer des rapports et de garder rapidement un œil sur les factures payées ou impayées en toute simplicité.
La facturation est un élément clé de la réussite.
4. Motiver les clients à payer immédiatement
Nous aborderons les conditions de paiement plus en détail ci-dessous, mais d’abord singularisons le besoin de clarté sur vos factures. À la fois dans vos courriels aux clients, et sur vos pages de factures personnalisées, incluez les mots « Payez maintenant » afin de ne laisser que peu de doutes sur ce que vous voulez qu’ils fassent.
Vous avez terminé le travail, il n’y a donc aucun mal à dire que le paiement est « dû immédiatement ». Et même si vous devez inclure ces détails pour augmenter la probabilité d’être payé rapidement, les mots « s’il vous plaît » et « merci » sont peut-être les plus puissants que vous puissiez inclure dans une facture, surtout lorsqu’il s’agit de la rapidité avec laquelle vous êtes payé.
4. Etre clair sur vos conditions
Disons par exemple que vous autorisez des délais de paiement de 30 jours sur vos factures. Cela ne signifie pas que vous voulez toujours attendre un mois pour être payé. Plutôt que d’utiliser un langage confus ou d’être passif sur la date d’échéance des paiements, utilisez un langage clair sur les attentes en matière de paiement et sur les conditions des retards de paiement.
Si vous avez spécifié que le paiement est dû immédiatement, mais que vous accordez 30 jours pour le paiement, incluez les dates exactes pour plus de clarté.
Le paiement est dû immédiatement. Les paiements reçus après date exacte, 30 jours après l’achèvement des travaux seront soumis à des frais de retard.
Si vous choisissez d’inclure des remises pour paiement anticipé ou des frais d’intérêt pour paiement tardif, précisez-les également, en utilisant une fois de plus les dates exactes, plutôt qu’un langage non spécifique tel que « dû à la réception ».
Les frais d’intérêt sont calculés en fonction de la date de réception.
5. Faire le suivi des paiements tardifs et des retards de paiement
Que vous le vouliez ou non, certaines factures ne seront pas payées aussi rapidement que vous le souhaiteriez. Pour ne pas les laisser passer entre les mailles du filet, établissez un système de suivi qui se » déclenchera » pour chaque facture en retard. Mettez autant d’efforts dans vos systèmes de réception des paiements que pour conclure de nouvelles affaires. Utilisez l’automatisation des courriels ou l’établissement d’un calendrier pour vous assurer que toutes les factures en retard font l’objet d’un suivi.
Débutez par un courriel de rappel à la date limite elle-même. Lorsqu’une facture a une semaine de retard, envoyez un autre email avertissant des frais de retard, mais restez léger et amical. À deux semaines de retard, un autre courriel est de mise, et un autre à 30 jours de retard, en devenant progressivement plus sévère dans les avertissements et en réitérant les frais de retard qui s’accumulent.
La politique de l’entreprise en matière d’information et de communication est la suivante.
Mettez en place une politique pour les retards de paiement, où vous interrompez tout nouveau travail pour les clients qui ont des factures impayées. Prévenez-les de cette politique dans les courriels et les appels téléphoniques que vous faites après la marque de 30 jours de retard, et informez votre personnel que le client est également prévenu. Vos équipes travaillent suffisamment dur comme ça, alors vous voulez vous assurer que vous éliminez ces retardataires ou non-payeurs en faveur des clients qui paient à temps. Vos flux de trésorerie en dépendent.
La promesse de 200 euros
Lisez-en plus sur notre accord de traitement des paiements avec EVO Payments, et découvrez comment vous pouvez économiser de l’argent sur le traitement de vos paiements, ou EVO vous versera 200 euros.
