Pour les déménageurs et autres entreprises de transport, le connaissement est un document crucial. Mais en ces temps modernes, il a pris une nouvelle forme. En effet, il est plus pratique, plus économique et plus facile à suivre d’avoir un connaissement sous forme numérique.
Un connaissement est un document émis par une entreprise de déménagement ou de transport, ou un expéditeur, en tant que contrat de transport des marchandises. Il fait également office de reçu pour la cargaison acceptée pour le transport. Le connaissement doit être présenté pour prendre livraison à la destination de la marchandise.
Qu’est-ce qu’un connaissement ?
Il est beaucoup plus facile de gérer un connaissement numérique qu’un document physique et imprimé. Le temps de création est similaire à celui d’une version papier, mais il nécessite davantage d’infrastructures : un périphérique d’entrée comme un ordinateur, un smartphone ou une tablette, et un logiciel.
Pour les déménageurs, cela peut et devrait être leur programme logiciel de déménagement. Après l’avoir créé, cependant, la version numérique est supérieure à plusieurs égards.
En prenant le temps de saisir votre connaissement dans un logiciel, vous bénéficiez d’un certain nombre d’avantages, sur le plan logistique et du point de vue de l’administration.
Réduction des erreurs
Les systèmes basés sur le papier sont sujets à l’erreur. Ils reposent sur la lisibilité de l’écriture manuscrite du créateur et sont difficiles à modifier. Avec une version numérique, les modifications sont plus faciles et peuvent être suivies. Par exemple, supposons qu’une entreprise de déménagement déplace le contenu d’une maison vers deux destinations : un nouvel appartement et une unité de stockage. Vous pouvez noter clairement les articles destinés à chaque destination et le client peut en vérifier l’exactitude, en se référant aux heures d’arrivée exactes.
Une administration facilitée
Pour les entreprises de déménagement, ces documents sont tout aussi importants que pour les clients. À des fins d’assurance, de tarification et même de calcul du poids, le connaissement a des usages qui dépassent sa fonction première de contrat. En fait, la Federal Motor Carrier Safety Administration exige un connaissement de par la loi et dispose d’un certain nombre de règlements pour les courtiers en fret et les expéditeurs.
Synchronisation avec votre plateforme de gestion commerciale
Enfin, vous souhaitez intégrer le connaissement à votre logiciel. Avoir une version numérique est pratique, mais plus pratique encore lorsque vous le liez à votre réservation, votre planification, votre routage et votre facturation. Les plateformes dédiées à la gestion des entreprises de services (comme les logiciels de déménagement) rendent cela possible, et plus pratique pour toutes les parties concernées.
Les avantages des logiciels de déménagement
Un logiciel de déménagement qui peut intégrer un connaissement numérique pour les travaux de déménagement est la solution idéale pour les entreprises de déménagement. « Nous avons éliminé la paperasse ». « Rien que dans notre planification, nous sommes devenus 50 % plus efficaces. Ce genre d’économies nous rend plus rentables. »
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