Pour tout professionnel, la vie est déjà une tâche lorsqu’on jongle sans cesse avec les réunions, les appels des clients et les échéances des projets. Lors d’un voyage d’affaires, la gestion de ces tâches est encore plus stressante. Entre la gestion du temps et des exigences professionnelles, il est difficile de contrôler les dépenses. Voici quelques bons conseils pour économiser de l’argent lors d’un voyage d’affaires.
Soyez « Money-wise » !
Au lieu d’échanger des devises à la réception de l’hôtel ou aux comptoirs de change de l’aéroport, utilisez les distributeurs automatiques de billets étrangers pour bénéficier de meilleurs taux de change. De cette façon, vous pouvez retirer de plus petits montants en toute sécurité. Les cartes de crédit sont également une excellente option, mais renseignez-vous sur les frais de transaction avant des utiliser.
Les voyages d’affaires sont très différents des voyages d’agrément. Voyager pour le travail a ses limites en matière de durée et de dépenses. Puisque la viabilité économique est d’importance lorsqu’il s’agit de toute entreprise commerciale, on n’a pas d’autre choix que d’envisager des moyens d’exploiter les sorties d’argent inutiles sans trop de cérémonie. Heureusement, il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour rendre vos voyages d’affaires faciles, abordables et fluides. Nous avons mentionné ces choses sous la forme de conseils simples et faciles à comprendre. Une fois que vous serez équipé de ces conseils pour économiser de l’argent sur les voyages d’affaires, vous pourrez sans effort économiser des centaines voire des milliers d’euros chaque année. Commençons-nous à les noter ?
Évaluez les frais de téléphone
Grâce à la montée en flèche perpétuelle des frais d’appel et de données en itinérance, l’une des factures les plus exorbitantes que vous payez après un voyage d’affaires est votre facture de téléphone. Une façon intelligente de s’attaquer à ce problème consiste à acheter une carte SIM locale chaque fois que vous vous rendez dans un nouvel endroit où vous êtes susceptible de passer un temps considérable.
En réduisant les frais d’itinérance, vous économiserez beaucoup d’argent en ne payant que les frais d’appels sortants locaux. En ce qui concerne les frais de données internet, le meilleur conseil que je puisse vous donner est d’utiliser le Wi-Fi. La plupart des aéroports et des hôtels proposent désormais des services Wi-Fi gratuits, ce qui ne devrait donc pas poser de problème. Terminez autant de travail que possible en utilisant les connexions Wi-Fi de ces endroits ; cela réduira drastiquement vos coûts par la suite.
Amportez suffisamment de matériel de lecture
Ce conseil peut sembler bizarre, assez peu conventionnel et pas vraiment utile, mais avant de sauter le pas, retenez vos chevaux. Pensez-y, ne finissons-nous pas généralement par acheter un magazine ou un livre à l’aéroport afin de nous divertir tout au long du voyage ? Bien que travailler pendant le vol soit une bonne option pour terminer un travail en suspens, il arrive que l’on ait seulement envie de se détendre. Au lieu de dépenser quelque en matériel de lecture à l’aéroport, chargez quelques articles, livres et même des films sur votre téléphone portable. De cette façon, vous n’alourdirez pas vos bagages et vos dépenses.
Dites oui aux transports publics
En utilisant les transports en commun dans n’importe quelle ville, vous pouvez encore réduire de façon exponentielle vos frais de voyage d’affaires. Comment cela fonctionne-t-il ? Demandez à la réception de l’hôtel les détails de la zone de votre voyage pour la journée. Demandez-leur de vous fournir des détails sur les transports, tels que les modes de transport, les itinéraires alternatifs et les tarifs approximatifs.
De cette façon, vous pouvez économiser près de 80 % de vos frais de déplacement par rapport au montant que vous auriez dû débourser pour un taxi. Si l’hôtel ne dispose pas de ces informations, utilisez Google Maps. C’est l’une des meilleures applications pour ce type d’informations. Vous pourriez payer des frais de données Internet, mais ils seront toujours inférieurs au prix du taxi que vous auriez à payer.
Recherchez des offres
Il existe un million d’offres de voyage que vous pouvez exploiter et encaisser si vous restez à l’affût. La meilleure et la plus rentable du lot est le programme de fidélisation (FFP). Presque toutes les compagnies aériennes, anciennes et nouvelles, proposent ce programme de fidélité.
Grâce à lui, vous avez droit à plusieurs réductions, privilèges et offres, surtout si vous voyagez souvent. Les meilleurs endroits pour trouver ces offres sont les magazines des compagnies aériennes. Parcourez toujours ces magazines, généralement rangés dans la poche du siège devant vous, et vous serez surpris de trouver certaines des meilleures offres que vous ayez jamais rencontrées. À part cela, vous pouvez également demander une carte de débit/crédit qui a un lien avec une compagnie aérienne.
Ne soyez jamais la proie des frais de bagages
L’erreur la plus impardonnable que vous puissiez faire est de créer des situations pour payer des frais de bagages. Il n’est pas toujours possible de peser ses bagages à la dernière minute, mais il est toujours possible d’économiser beaucoup d’argent dans ce domaine en étant un emballeur intelligent. Les voyages d’affaires ne nécessitent pas beaucoup de bagages et il existe quelques astuces que vous pouvez suivre pour réduire vos bagages au cas où vous combinez des réunions ou prévoyez un long voyage. Vous savez déjà que vous devez remplacer les magazines et les livres par des magazines électroniques et des livres électroniques.
De la même manière, réduisez le nombre de gadgets et emportez-en un qui fonctionne comme un téléphone portable, un lecteur de musique, une tablette, un appareil photo et un ordinateur portable tout-en-un. En outre, n’emportez pas trop de vêtements, de produits alimentaires et/ou de papeterie. Calculez le nombre de jours que vous allez passer à un endroit et emportez le nombre exact de vêtements en fonction de votre itinéraire. Remplissez les espaces vides à l’intérieur de vos chaussures avec des bijoux, des chaussettes, des mouchoirs pour gagner de la place. Gardez les choses aussi minimales et compactes que possible.
Optez pour des chambres avec des cuisines, pas des minibars
Bien qu’un voyage d’affaires ne vous laisse pas forcément le temps de cuisiner, il est conseillé de choisir des hôtels qui disposent de chambres avec cuisine. Ainsi, vous pourrez cuisiner vos propres repas, même si vous choisissez de ne faire qu’une omelette. Les minibars semblent tentants ; il suffit d’ouvrir la porte et de se servir.
Cependant, les factures qui accompagnent l’utilisation des minibars sont généralement loin d’être attrayantes et très élevées. Les articles disponibles dans un minibar sont toujours facturés à un prix plus élevé, parfois jusqu’à 30 % de plus. Une chambre avec cuisine vous permettra également d’économiser l’argent que vous dépenseriez autrement pour manger à l’extérieur. En choisissant cette option, vous pouvez travailler, manger et vous reposer en un seul endroit.
Amitié avec les locaux
Les meilleures personnes pour vous aider lorsque vous visitez une autre ville ne sont pas les guides ou les agences, mais les locaux. Ce sont eux qui connaissent le mieux la ville et n’ont pas de motivations cachées ; ils ne gagnent ni ne perdent rien en vous trompant. Ce sont les meilleures personnes à contacter lorsque vous avez besoin d’aide pour vous orienter, connaître les prix ou faire des suggestions.
En demandant à un habitant du coin quelque chose d’aussi simple que l’itinéraire, vous économisez sur les frais d’Internet en n’utilisant pas d’applications, sur l’argent que vous pourriez finir par dépenser en empruntant des itinéraires erronés ou plus longs et, au final, sur le temps – l’élément le plus crucial lors d’un voyage d’affaires. Ils vous viennent également en aide lorsque vous recherchez des endroits peu coûteux pour manger, vous détendre ou travailler.
Des voyages en club pour économiser des milliers d’euros
La plupart du temps, un cadre se rend à un endroit spécifique pour travailler avec un ensemble spécifique de clients. Dans ce cas, il est toujours conseillé de combiner les voyages. Par exemple, si vous rencontrez un client en Italie, vous pourriez tout aussi bien vous organiser pour en rencontrer un autre en Espagne juste après votre programme en Italie. Imaginez la somme d’argent que vous dépenserez si vous allez en Italie, revenez dans votre pays de travail initial, puis prenez à nouveau l’avion pour l’Espagne ! Vous pouvez en fait économiser beaucoup d’argent en évitant au moins deux allers-retours supplémentaires en planifiant intelligemment votre voyage.
Cela ne s’applique pas seulement aux lieux situés dans la même zone géographique, mais aussi à ceux qui se trouvent à mi-chemin d’une zone d’activité potentielle. Par exemple, si vous devez vous rendre de l’Inde en France, vous pouvez aussi planifier des réunions à New York et les terminer d’un seul coup. De cette façon, vous pouvez économiser des milliers d’euros. En planifiant plusieurs réunions dans la même ville, vous économisez sur les frais de déplacement et de séjour. Le conseil de base est d’accomplir un maximum de travail en un seul voyage afin d’utiliser les ressources financières de la meilleure façon possible. Bien sûr, il n’est pas toujours possible de regrouper vos voyages car les horaires des différents clients ne correspondent pas toujours. L’important est d’essayer de programmer les déplacements de cette manière aussi fréquemment que possible.
Comprennez les taxes et les utiliser à votre avantage
Les impôts prélevés sur les revenus de toute source sont exonérés dans une mesure déterminée lorsque certains types stipulés d’investissements/dépenses effectués peuvent être démontrés. Les frais de déplacement en font partie. Bien que seule une partie de ces frais puisse être exonérée, le montant est tout de même assez élevé. Par conséquent, en vous informant sur la manière de tirer le meilleur parti de ces avantages, vous pourrez économiser de l’argent à long terme.
De même, beaucoup de choses s’accompagnent de taxes supplémentaires lorsqu’une personne voyage. Il s’agit notamment de la nourriture à l’aéroport (parfois), des articles dans le minibar, des services comme la blanchisserie dans un hôtel, etc. Bien qu’une personne en apprenne davantage à ce sujet avec l’expérience, il est bon d’en connaître au moins les bases en théorie.
Regardez les opportunités de faire plusieurs réservations ensemble
Souvenez-vous toujours qu’il y a certains avantages et incitations à réserver plus d’un billet, notamment pour les vols. Il est toujours préférable de réserver des billets ensemble afin de bénéficier de réductions de groupe. De cette façon, votre entreprise se présente comme un client potentiel pour la compagnie aérienne – une raison pour laquelle elle vous offrira toujours certains privilèges qu’elle n’offrira pas aux autres passagers. Une entreprise est une entité plus respectée, avec une valeur de marque et un score de crédibilité plus élevés qu’un individu aux yeux des compagnies aériennes, des hôtels et d’autres entreprises. Une entreprise est toujours plus digne de confiance qu’un individu. De plus, à bien des égards, le fait d’avoir votre entreprise comme client joue en faveur de ces maisons lorsqu’il s’agit de construire leur propre valeur de marque.
Il est très facile d’économiser de l’argent lorsque vous voyagez pour affaires. Réfléchissez à deux fois avant de dépenser. Il est communément observé que nous avons tendance à débourser beaucoup d’argent supplémentaire lorsque nous voyageons principalement parce que nous n’avons pas le temps d’évaluer et de comprendre comment les petites choses peuvent contribuer à des dépenses inutiles. Parfois, nous optons également pour la commodité en jetant de l’argent sur un problème au lieu de nous creuser la tête sur de minuscules petits détails par manque de temps. Ces conseils pour économiser de l’argent lors d’un voyage d’affaires et une petite planification préalable vous permettront non seulement de réduire vos dépenses globales, mais aussi de voyager plus intelligemment à l’avenir. Croyez-le ou non, quelques choix intelligents au début vous permettront de payer moins de factures par la suite.
